1、主送机关
上级机关对下级机关发出的指示、通知、通报等公文 ， 叫普发公文 ， 凡下属机关都是收文机关，也就是发文的主送机关；下级机关向上级机关报告或请示的公文 ， 一般只写一个主送机关，如需同时报送另一机关，可采用抄报形式 。主送机关一般写在正文之前、标题之下、顶行写 。
【签发人在公文的位置,签发人职务在哪个位置】在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体排?。?回行时顶格，最后一个主送机关名称之后用全角冒号 。
2、正文
这是公文的主体，是叙述公文具体内容的，为公文最重要的部分 。正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神，写法力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱 。请示问题应当一文一事，不要一文数事 。文中的结构层次序数应准确掌握和使用 。
3、发文机关
写在正文的下面偏右处，又称落款 。发文机关一般要写全称 。也可盖印，不写发文机关 。机关印章盖在公文末尾年月日的中间 ， 作为发文机关对公文生效的凭证 。
4、抄送单位
是指需要了解此公文内容的有关单位 。一般均用上下两条线隔开，抄送指除主送机关以外的其他需要告知公文内容（需要执行或知晓内容）的上级、下级和无隶属关系的机关，应当用全称或规范化简称、统称 。
抄送机关名称标注在印制版记上方，主题词下方，用横线把主题词和印制版记隔开，抄送机关名称前加“抄送”2字用3号仿宋体字左边空1字排字，后标全角冒号 。抄送机关名称之间用顿号或逗号隔开，末尾用句号 。一行不够用二行,二行与冒号后对齐 。
5、文件版头
正式公文都有版头，应标明是机关的名称 。版头以大红套字印上“××××××（机关）文件”，下面应加一条红线衬托 。
6、公文编号
包括机关代字、年号、顺序号 。如：“国发〔1997〕5号”，代表的是国务院一九九七年第五号发文 。“国发”表示国务院的代字，“〔1997〕”指的是年号，（要使用“〔〕”的方括号） ， “5号”指的是发文的顺序号 。如果是几个机关联合发文，只需要注明主办机关的发文编号 。
编号的位置：凡有文件版头的，放在标题的上方红线与文头下面的正中位置；无文件版头的，放在标题下的右侧方 。编号的作用：在于统计发文数量，便于公文的管理和查找；在引用公文时，可以作为公文的代号使用 。
7、签发人
文头部分写上签发人，即在版头红线右上方 ， 编号的右下方 ， 字体较编号稍小 。格式为“签发人：×××” 。
8、机密等级
机密公文应根据机密程度划分机密等级 ， 分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”等字样 。机密等级由发文机关根据公文内容所涉及的机密程度来划定，并据此确定其送递方式，以保证机密的安全 。
密级的位置：通常定格标在版心左上角第一行 。机密公文还要按份数编上号码，印在文件版头的左上方，以便查对、清退 。
9、紧急程度
这是指公文送达和办理的时限要求 ， 分为“特急”、“加急” 。标明紧急程度是为了引起特别注意 ， 以保证公文的时效，确保紧急工作问题的及时处理 。紧急程度的标明，通常也是放在标题左上方的明显处 。
10、阅读范围
根据工作需要和机密程度，有些公文还要明确其发送和阅读范围，通常写在发文日期之下，抄报抄送单位之上偏左的地方，并加上括号 。如：“（此件发至县团级）” 。行政性、事务性的非机密性公文，下级机关对上级机关的行文，都不需特别规定阅读范围 。
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