纸质档案
存在的问题
“民警同志,我今年80岁了,想开一张我父母的户籍证明 。”
“我爸爸前两年过世的,我要查他60年代户口迁出的记录,好像是住过南昌路还是襄阳路那里的,我不确定 。”
“你看,这些60年代的户口登记簿内页都发黄、发脆了,还能撑多久真不好说 。”
这些纸质户籍档案带来的困扰,要如何破解?
”
目前,档案保存以纸质为主 。纸质档案在整理归档、调阅、查询时有诸多不便 。居民们在办理档案业务时,通常会遇到耗时太久的问题 。
于是,上海市公安局徐汇分局就率先启动纸质户籍档案数字化加工项目 。据介绍,徐汇区13家派出所25万卷、2000余万页户籍档案完成数字化 。
查阅历史户籍档案 数字化应用优势明显
由于辖区内解放前兴建的旧式里弄、花园洋房众多,户籍人口迁移变化大,新旧居民出于房产、征信、政审等各种用途前来办理业务,使得徐汇公安分局湖南路派出所的历史户籍查档量一直居高不下 。
“传统纸质档案查询时,需要居民提供详细地址和准确姓名,还需要人工费时翻阅查找,像我们辖区很多老房子,同一个地址下往往有好几家甚至是十几家人家,翻阅查找难度就更大了 。”公安综合窗口民警严晓韫说 。
一旦家庭成员在几个地址间多次迁移的,居民要开具家人迁出证明,民警只能随着他的户口迁移轨迹逐本翻阅 。尤其对于年代久远、被查询人已经过世、后代又不甚了解详细地址的情况,光通过一个姓名,要查询到信息更是难上加难 。
而电子档案是通过前期扫描纸质档案,产生高清像素图片,存入存储设备 。用户查询时输入需求,后台算法通过对存储电子档案进行识别,得出针对性的查询结果 。
电子档案的应用减轻了窗口工作人员需要离开工位、手工检索查找等负担,大大缩短了居民等待的时间,加快了窗口的办事效率 。
不仅如此,纸质档案因保存年代久远后,不可避免会出现发黄、变脆、破损、甚至装订散架等情况,而在每次翻阅查找过程中,又极易造成新的、不可逆的损坏 。
纸质档案的保存还需要一定的温度、湿度,保存条件较为严苛 。电子档案并不会随着时间流逝而发生物理变化,保存更加完整持久,反复查阅不会受损 。纸质档案量只会越存越多,对保存的空间要求也会越来越大,还要安排专门的人员保管 。而电子档案对空间的要求极小,在电脑设置密码等有效的方法下,可以妥善地保证电子档案的安全性和保密性 。
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