传统双套制的档案管理模式下纸质档案管理成本高、工作繁琐，仍旧需要将大量的电子文档打印成纸质档案再进行相应的管理 。
面临收集难、管理难、整理难、利用难的问题：
档案资料收集困难：档案分散，收集工作麻烦，资料提交收集情况不明；
手动整理工作量大：重复录入电子档案，信息管理混乱，整理工作量大；
档案鉴定流程繁琐：鉴定步骤复杂，程序繁琐，凑齐人员难，费时费力；
档案的利用效率低：档案利用效率低，无法多人同时多人借阅，易混淆 。
随着数字化进程不断推进，国家对档案的管理也提倡使用电子化的方式，明确了电子档案与传统载体档案具有同等的法律效力，可以作为档案直接归档：
泛微文书定-档案全生命周期管理，实现从档案的收集、著录、查询、借阅、利用、统计、鉴定、销毁为一体的全生命周期管理 ， 能够和流程结合起来，经过相关领导的审批、授权后由系统自动执行 。
文书定-档案管理产品核心亮点
一、多种门类档案统一管理
泛微数字化档案管理系统不仅能够管理电子档案，同时也能通过系统管理传统的各种载体档案，包括文件档案、会计档案、照片档案、科技档案、实物档案等 。
二、电子档案的完整归档
泛微OA天然具备电子档案管理的要素，在工作中以多种方式和渠道自动获取档案并自动归档 ， 能够实现电子档案自动归档 。
同时 ， 在档案管理过程中融入电子签能力来保证档案的唯一性和防篡改 。
三、档案多维度检索·3秒可查
为了方便用户对档案的查阅，系统具备了全文检索的能力 ， 支持对档案数据及图片进行查询，同时也支持通过关键字、组织、时间、标签等进行多维度的条件检索，可以做到3秒内定位目标档案 。
四、多方式多渠道接收档案
泛微文书定档案管理的收集方式灵活便捷，可以根据客户的实际情况以全自动或者半自动的方式执行，多种方式、多种渠道可以组合应用 。包括流程驱动接收、系统接口互通，手动批量上传等 。
五、档案门类·鉴定·销毁全过程管控
灵活定义档案门类，鉴定销毁全过程管控 。
六、全文检索·线上借阅
针对档案的利用 ， 文书定提供了全文检索的功能，可以让用户快速的找到他想要查看的档案 。
公开的档案可以直接自助借阅，有些档案系统有严密的权限控制，允许借阅的，可以直接触发相应的借阅流程，通过审批后即可借阅 。
系统可以设定借阅的时间，时间一到、即可收回权限，可以支持多人同时借阅，让档案的价值充分发挥 。
七、真实·完整·可用·安全
文书定提供了针对电子档案的“四性”检测功能，检测完成后会自动生成相应防篡改的数字报告 ， 对档案的证据特性提供更强力的保障 。
八、数据·行为·日志锁定
【hr如何做好员工的档案管理工作】
文书定档案系统还可以针对系统内的信息数据、用户行为、系统日志进行相应的锁定 ， 从而满足对内实现可溯可查 ， 对外可以满足监管、审计等多方面的要求 。
