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Excel输入新数据时图表自动更新设置的方法

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Excel输入新数据时图表自动更新设置的方法

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我有一朋友 ， 是做销售的 。他利用Excel图表来记录每天的销售成绩 。那天 ， 他打来电话问了这样一个问题：用Excel来记录每天的销售非常的方便 ， 能够直观地表示出每天的销售成绩 ， 但是因为每天都有新的数据 ， 所以我不得不每天手动更改图表来使其包含新的数据 。有没有一种方法可以让我输入新的数据时 ， 图表能自动更新 。下面的方法将为他来解决这个问题 。
在Excel 97及以后版本中 ， 当选中一个图表数据系列时 ， 工作表中与该数据系列对应的数据区域周围就会出现边框 ， 这时可以通过简单地拖拽区域边框的角点来扩展数据区域 。本文采用的方法是用公式来定义一个动态的数据范围以创建图表 ， 从而实现在输入数据时图表能够自动更新 ， 而不必手动更改数据区域的范围 。
具体操作步骤如下：
1.输入数据并创建图表(下载练习用Excel工作簿) 。
图1
2.选择菜单命令“插入>名称>定义” ， 打开“定义名称”对话框 。在“在当前工作薄中的名称”下方输入框中输入“日期” ， 在“引用位置”下方输入框中输入公式“=OFFSET(Sheet1!$A$2,0,0,COUNTA(Sheet1! $A:$A)-1)” ， 单击“添加”按钮来添加日期 。
图2
注意：OFFSET函数中引用的是第一个数据点(单元格A2)并且用COUNTA函数来取得A列数据点的个数 。因为A列中包含一个非数值数据“日期” ， 所以在公式中减去1 。
3.在“定义名称”对话框继续定义名称 。在“在当前工作薄中的名称”下方输入框中输入“销售” ， 在“引用位置”下方输入框中输入公式“=OFFSET(Sheet1!$B$2,0,0,COUNTA(Sheet1!$B:$B)-1)” ， 单击“添加”按钮 。然后单击“确定”按钮关闭对话框 。
图3
4.激活图表并选中数据系列 ， 可以看到在编辑栏中的未更改公式是这样的：=SERIES(Sheet1!$B$1,Sheet1!$A$2:$A$10,Sheet1!$B$2:$B$10,1) ， 下面这一步很关键 ， 我们要做一个替代 ， 现将公式更改如下：=SERIES(,Sheet1!日期,Sheet1!销售,1) 。在更改后的公式中可以看到我们在第二步和第三步中定义的名称：日期和销售 。
图4
做完以上工作 ， 朋友的问题便得到了解决 。当我们输入新数据时 ， 图表会自动更新 ， 赶紧试一下吧 。如图5所示 ， 加上了2月10日的销售 ， 图表就自动更新了 。最后需要注意的是 ， 在使用OFFSET函数时 ， 一定要将COUNTA函数指向第一个数值数据 ， 如果指向了第一个非数值数据 ， 那么自动更新就无从谈起了 。
【Excel输入新数据时图表自动更新设置的方法】图5

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