(五)认真清楚的记录
随时牢记5WIH技巧，所谓5W1H是指①When何时②Who何人③Where何地 ④ What何事⑤Why为什么⑥HOW如何进行 。在工作中这些资料都是十分重要 的 。对打电话，接电话具有相同的重要性 。电话记录既要简洁又要完备，有赖于 5WIH技巧 。
(六)了解来电话的目的
上班时间打来的电话几乎都与工作有关，公司的每个电话都十分重要，不可敷衍，即使对方要找的人不在，切忌只说“不在”就把电话挂了 。接电话时也要尽可能问清事由 ， 避免误事 。首先应了解对方来电的目的，如自己无法处理，也应认真记录下来，委婉地探求对方来电目的，就可不误事而且赢得对方的好感 。
(七)挂电话前的礼貌
要结束电话交谈时，一般应当由打电话的一方提出，然后彼此客气地道别，说一声“再见” ， 再挂电话，不可只管自己讲完就挂断电话 。
此外电话基本礼仪还要注意三点：
1、学会倾听 。在电话交谈中，双方靠声音传递意思，倘若不认真听 ， 就无法准确地交流信息、沟通感情 。
2、三分钟原则 。不论是接听还是拨打电话，都应注意那时间控制在三分钟以内，避免浪费自己与他人的时间 。
3、掌握距离 。根据与通话方关系的亲疏，掌握说话的分寸 。
电话礼仪禁忌
在商务交往中，不允许接电话时以“喂 ， 喂”或者“你找谁呀”作为“见面礼” 。特别是不允许一张嘴就毫不客气地查一查对方的“户口”，一个劲儿地问人家“你找谁”，“你是谁”，或者“有什么事儿呀?”
万一对方拨错了电话或电话串了线 ， 也要保持风度 。切勿发脾气“耍态度” 。确认对方拨错了电话，应先自报一下“家门” ， 然后再告之电话拨错了 。对方如果道了歉 ， 不要忘了以“没关系”去应对，而不要教训人家“下次长好眼睛”、“瞧仔细些” 。
如果有可能，不防问一问对方 ， 是否需要帮助他查一下正确的电话号码 。真的这样做了 ， 不是“吃饱了撑的”，而是借机宣传了本单位的以礼待人的良好形象 。
在通话途中 ， 不要对着话筒打哈欠 ， 或是吃东西 。也不要同时与其他人闲聊 。不要让对方由此来感到在受话人的心中无足轻重 。
结束通话时，应认真地道别 。而且要恭候对方先放下电话，不宜“越位”抢先 。
在接电话时，再次要注意给予对方以同等的待遇 。坚持不分对象地一视同仁 。
极其个别的人，长着一对挑肥拣瘦的“势利眼” 。即使是接电话地，也极为庸俗地“因人而宜”、“对象化”的倾向十分明显 。他们在接电话时 ， 一开始总是“拿 架子” ， “打官腔” 。先是爱搭不理地问上几句“谁呀”、“什么事呀”，然后能推的事情就推，能踢的皮球就踢，“事不关己，高高挂起” 。不过他们的“天气” 也不总是永远这般“阴沉”，一旦听出来对方是上司、是家人、是朋友，或是自己正在求助的人，立即就会“雨过天晴云散尽” ， 低声下气，细语柔声，卑躬屈膝，有求必应 ， 不怕旁人说自己是一副奴才腔 。这种不能平等待人的做法，既容易得罪人，也会让旁人看不起 。
在接待外来的电话时，理当一律给予同等的待遇，不卑不亢 。这种公平的态度，容易为自己赢得朋友 。
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