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在线文档赋能行政采购工作（11）：与新员工入职的碰撞（上）( 二 )


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但这样只能满足最为基本的需求 ， 可以说刚刚达到了一个及格分 ， 要想进一步提高服务的分值 ， 让服务的团队更为满意的话 ， 那么我们需要将其进一步细化 。
关于如何细化 ， 我将在下一篇文章中进行展开 。
第二步制定标准化的沟通机制 。
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标准化的沟通传递机制非常重要 ， 这是精心制定采购策略之后的有力补充 。 如果沟通机制设计得足够好 ， 那么上下游的信息传递也能做得更为顺畅 。
首先 ， 我们需要定义新员工入职采购工作的触发点 。 我们可以将人力资源部门的通知作为触发点 。
对于专业的人力资源部门而言 ， 他们往往会提前几天将待入职员工的信息发送至相关部门 ， 这样相关部门就可以提前做好准备 ， 用人部门可以提前安排好工位 ， 做好迎接准备 ， 行政采购部门则可以提前开始采购 。
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为了保证采购的高效性 ， 行政采购团队可以会同人力资源部门拟定一个提前通知的方案 ， 就通知的最佳提前量达成共识 ， 确保采购工作能够做到万无一失 。
除了触发点之外 ， 我们还需要重视过程管理 。
比如 ， 如果新员工的入职时间出现变更 ， 或者待入职人员决定不再入职的话 ， 人力资源部门应该第一时间通知相关部门 ， 确保相关部门能够进行及时调整和中止 ， 这是源头侧的过程管理 。
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对行政采购团队而言 ， 一旦采购工作可能因一些不可抗力而受到影响时 ， 那么可以及时进行介入 ， 调整采购方案 ， 或是应用应急方案 。
当这些沟通机制能够顺利执行 ， 并实现流程化、制度化时 ， 那么这样的入职采购工作将会是成功的 。
第三步应用到在线数据表上 。
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当入职采购策略和沟通机制都已确认完毕之后 ， 下一步就是应用到在线数据表上了 。
这里以入职时间周期化的企业为例 。
对某些企业而言 ， 他们会为了入职工作的顺利高效进行 ， 规定在固定的某一天作为入职日期 ， 比如每周的周二 。
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如果应用到上一步的示例中时 ， 那么人力资源部门就需要在上一周的周三将待入职员工的相关信息发到各个部门 。
行政采购部门接收到信息之后 ， 将在数据表上自动生成各物资在本次采购周期所需的数量 ， 据此进行采购 。
一般情况下 ， 如果我们选择的供应商基本能够保证送货时效的话 ， 那么我们可以在间隔一天之后开始下单 ， 比如周二确定、周四下单 ， 这样能够在出现变动时进行随时的调整 。
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当然 ， 如果出现新员工无法入职的情况时 ， 那么可以对已经采购的物资进行入库操作 ， 这样 ， 到下一次采购时 ， 我们就可以减少一套物资的采购 ， 也可以将此作为备用物资进行留存 。
在下一篇文章中 ， 我将和大家聊一聊如何在上述工作的基础上 ， 进一步对流程和服务进行细化 。
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作者：Meta烟中雯城
我们来一起关注底层思维、管理理念和个人成长方面的话题 ， 同时也会感受到一种看待事物的全新方式 。

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