第五步：装盒
就是将编好归档文件目录的归档文件 ， 按照件号的顺序装入档案盒 。其基本要求是：在同一年度、同一机构（问题）、同一保管期限条件下 ， 根据归档文件的多少选用不同数量，不同规格型号的档案盒 。档案盒的规格尺寸为310mm ×220mm ×20mm或310mm ×220 ×30mm或310mm ×220mm×40mm（长×宽×厚度），还可根据不同需要制作厚度不同的档案盒 。
归档文件装盒后 ， 即可填写档案盒封面、盒脊及备考表等项目 。档案盒封面项目设置为；全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称 ， 各单位还可根据需要设置年度、保管期限或其他项目 。盒脊项目设置包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号和盒号等 。
这些项目的填写（除盒号、起止件号外）均与归档章同 。盒号机关档案室不填，要在以后档案移交进区档案馆时再填 。起止件号，填写该盒内第一份归档文件和最后一份归档文件的号 。中间用“一”连接 。备考表是置于盒内归档文件之尾，项目包括：盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期 。盒内文件情况说明的填写 ， 主要填写盒内文件字
迹模糊、纸张缺损、修改、补充、移出、销毁等情况 。整理人的填写，主要填写整理、归档文件的人员姓名 。检查人的填写，主要填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名 。日期主要填写归档文件整理完毕的日期 。
第六步：档案排列上架
归档文件装盒并完成档案盒封面及盒脊的填写后，即可将整理好的档案排列上架装入档案箱柜保管 。档案排列上架的方法要与档案的分类方法一致 。也可视需要编上盒号（用铅笔） 。
文章插图
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2、如何整理档案 如何整理档案
机关单位或者企业在长期的运转中都会产生大量文件，它们有些有重要价值 ， 有些却意义不大，但都无一例外地耗费着我们的空间、时间和精力 。对档案文件的归档整理，是一定周期后必不可少的工作，以下是我为大家整理的如何整理档案，仅供参考，希望能够帮助到大家 。
如何整理档案 篇1
一、档案整理的基本要求：
遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用 。
【档案盒规格型号,文件归档整理的修整工作不包括】二、档案整理的文件范围是：
凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存 。
档案整理的方法有两种：一是以“案卷”为单位整理 。二是以“件”为单位整理 。以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷 。所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体 。立卷是一个分类、组合、编目的过程 。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料 ， 按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目 。以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷 。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒，以案卷为单位整理文书材料时应当符合《文书档案案卷格式》（GB/T9105-88）的规定 。以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理 。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件 。文书材料的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为一件（处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等），转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件 。以“件”为单位整理的档案，其基本保管单位是件 。以“件”为单位整理的档案最后要装入档案盒内 。
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