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档案盒规格型号,文件归档整理的修整工作不包括

生活百科小知识

1、文件归档整理的修整工作不包括文件归档整理的修整工作不包括去除易锈蚀订书针等金属物 。
归档文件整理步骤
第一步：确定归档和不归档范围
 为完整、系统地保存本机关在工作活动中形成的、有保存价值的各种文件材料、帐册、图表以及电子文件等各种门类和载体的档案，提高归档文件的质量，应按年份时间摆放 。
 第二步：分年度
 严格按照归档文件形成时间即落款时间分年度 。文件不跨年、不跨月 。但有三种特殊情况：一是跨年度召开的会议文件材料归入会议结束年；二是跨年度形成的案件文从左到右分别是全宗号、年度、室编件号、机构问题（为选择项）、保管期限、馆编件号 。盖归档章和填写其项目应用耐久字迹材料，如碳素墨水、黑色印油等 。全宗号由档案馆给定；年度填写归档文件形成年度，用4位阿拉伯数字填写，不能简化保管期限应填为“永久、30年、10年”室编件号即归档文件的顺序号，在同一年度、同一机构（问题）、同一保管期限件下采用大流水号，用阿拉伯数字填写 。构或问题为选择项，归档文件进行分类才填，可填简称 。馆编件号不填 。
 第三步：装订
 《归档文件整理规则》（以下简称：规则）规定：“件”即归档文件的整理单位 。一般以每份文件为一件 。文件正本与定稿为一件 ， 正文与附件为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，请示与批复为一件（批复在前，请示在后） ， 来文与复文可为一件 。《规则》允许将关联性强 ， 利用时通常需要相互查证的两份或多份文件作为一件 ， 如：请示与批复，一次会议、一项活动等形成的文件材料，这些文件材料可装订为一件 。
 装订前应对破损的文件、字迹易褪变、超大纸张制作的文件进行技术处理 ， 如修裱、复制、折叠等 。还要去除永久、30年保存的文件上的金属物 ， 使用不锈钢订书针或三孔一线装订 。采用何种装订方法和材料，各单位可根据实际情况决定，但必须得到档案行政管理部门的认可 。
 第四步：编目
 归档文件室编件号完成后 ， 即可编制归档文件目录 ， 归档文件目录设置的项目有：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项 。件号即室编件号 。责任者即发文机关或署名者 。文号即文件的发文字号 ， 包括发文机关代字、发文年度（用六角括号括入）、发文顺序号 。题名即文件标题 ， 没有标题或标题不规范的应自拟标题 ， 外加“[]” 。
日期即文件形成的时间 ， 以8位阿拉伯数字标注年月日 ， 如：20041226（2004年12月26日） 。页数即每一件归档文件的有效页面 。文件中有图文的页面为一页 。备注即注释文件需要说明的情况 。归档文件目录的编制分别以不同的保管期限进行，永久归档的文件目录要求一式两份（或多份），定期的一份 。归档文目录填写或计算机录入工作成后，应分年度、分保管期限、分组织机（问题）集中起来，可一年一本（册），可多年集中一本（册），
用规范制作的目壳将其装订起来，填写好目录壳封面，成日后归档文件的检索工具 。其目录壳封面寸为310mm×220mm，其厚度可为10mm、15mm、20mm等，还可根据需要而定 。封面项目设置为：
1、全宗名称，即立档单位的名称，要填写全称或通用简称 。
2、 年度 ， 填写归档文件形成的年度 。3、保管期限 ， 填写归档文件的保管期限 。4、机构或问题，如档案进行了分类才填，没有分类就不填 。

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