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签字仪式的基本流程,签字仪式的详细流程( 三 )

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一间标准的签字厅，应当室内满铺地毯，除了必要的签字用桌椅外，其他一切的陈设都不需要 。正规的签字桌应为长桌，其上最好铺设深绿色的台呢 。
按照仪式礼仪的规范 ， 签字桌应当横放于室内 。在其后，可摆放适量的座椅 。签署双边性合同时，可放置两张座椅 ， 供签字人就座 。签署多边性合同时，可以仅放一张桌椅，供各方签字人签字时轮流就座;也可以为每位签字人都各自提供一张座椅 。签字人在就座时，一般应当面对正门 。
在签字桌上，循例应事先安放好待签的合同文本以及签字笔 。吸墨器等等签字时所用的文具 。
与外商签署涉外商务合同时还需在签字桌上插放有关各方的国旗 。插放国旗时 ， 在其位置与顺序上，必须按照礼宾序列而行 。例如，签署双边性涉外商务合同时，有关各方的国旗须插放在该方签字人座椅的正前方 。
第二 ， 要安排好签字时的座次 。在正式签署合同时 ， 各方代表对于礼遇均非常在意 ， 因为商务人员对于在签字仪式上最能体现礼遇高低的座次问题 ， 应当认真对待 。
签字时各方代表的座次，是由主方代为先期排定的 。合乎礼仪的作法是：在签署双边性合同时，应请客方签字人在签字桌右侧就座，主方签字人则应同时就座于签字桌左侧 。双方各自的助签人，应分别站立于各自一方签字人的外侧，以便随时对签字人提供帮助 。双方其他的随员，可以按照一定的顺序在己方签字人的正对面就座 。也可以依照取位的高低 ， 依次自左至右(客方)或是“自右至左(主方)地列成一行，站立于己方签字人的身后 。当一行站不完时，可以按照以上顺序并遵照“前高后低”的惯例排成两行、三行或四行，原则上，双方随员人数，应大体上相近 。
在签署多边性合同时，一般仅设一个签字椅 。各方签字人签字时，须依照有关各方事先同意的先后顺序，依次上前签字 。他们的助签人，应随之一同行动 。在助签时，依“右高左低”的规矩，助签人应站立于签字人的左侧 。与此同时，有关各方的随员，应按照一定的序列，面对签字桌就座或站立 。
第三，要预备好待签的合同文本 。依照商界的习惯 ， 在正式签署合同之前，应由举行签字仪式的主方负责准备待签合同的正式文本 。
举行签字仪式，是一桩严肃而庄重的大事，因此不能将“了犹未了”的“半成品”交付其使用;或是临近签字时，有关各方还在为某些细节而纠缠不休 。在决定正式签署合同时，就应当拟定合同的最终文本 。它应当是正式的，不再进行任何更改的标准文本 。
负责为签字仪式提供待签的合同文本的主方 ， 应会同有关各方一道指定专人，共同负责合同的定稿、校对、印刷与装订 。按常规，应为在合同上正式签字的有关各方 ， 均提供一份待签的合同文本 。提醒您，必要时，还可再向各方提供一份副本 。
签署涉外商务合同时，比照国际惯例，待签的合同文本，应同时使用有关各方法定的官方语言，或是使用国际上通行的英文、法文 。此外 ， 亦可同时并用有关各方法定的官方语言与英文或法文 。使用外文撰写合同时，应反复推敲 ， 字斟句酌，不要望文生义或不解其义而乱用词汇 。
待签的合同文本，应以精美的白纸负责制而成，按大八开的’规格装订成册，并以高档质料，如真皮、金属、软木等等，作为其封面 。
第四，要规范好签字人员的服饰 。按照规定，签字人、助签人以及随员，在出席签字仪式时 ， 应当穿着具有礼服性质的深色西装套装、中山装套装或西装套裙，并且配以白色衬衫与深色皮鞋 。男士还必须系上单色领带，以示正规 。

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