十、编目
编目即编制归档文件目录，需按照排列确定好的顺序以“件”为单位逐一编目 。在目录中一件即为一条条目 。结合县档案馆使用的八九数码档案管理软件信息系统，为便于移交档案目录转入软件数据库，归档文件目录使用Excel格式，内容设置样式如下：
全宗名称为立档单位全称 。
年度为归档文件形成年度，用4位阿拉伯数字 。
保管期限为永久、30年、10年 。
盒号、件号与归档章上的填写保持一致 。
文号为文件的发文字号 。
题名为文件标题，没有标题或标题不规范的应自拟标题，外加方括号“[]” 。
责任者为发文机关或署名者 。联合发文是多个责任者的，可填主办单位 。
成文时间为文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如“20050102” 。
页数为该份归档文件的总页数 ， 文件中只要有图文的页面均为一页 。
备注填写归档文件需要补充和说明的情况 。
为方便检索，归档文件目录需按保管期限永久、30年、10年分别装订成册并编制封面 。封面上需设置全宗名称、年度、保管期限、档案门类等项目 。
十一、入库上架
整理好的文书档案要放入档案库房，并按照自上而下、从左向右的顺序排列入橱
文秘档案整理的程序主要包括以下四个环节：
区分归档与不归档的档案盒（案卷） 按照归档范围和不归档范围的规定，把不归档的、留存在本单位供工作参考的档案盒（案卷）与应归档的档案盒（案卷）区别开来，把应归档文件的档案盒（案卷）移交档案部门 。
编制移交目录：就是把归档文件目录或案卷目录复印成一式三份，移交部门一分，接收部门一份，以便双方核对、检查 。另一份留存在档案盒或案卷内 。在移交目录后还应附有《移交备考表》 ， 内容包括：档案盒（案卷）总数、移交人、接收人、交接时间等项目 。
查验收归档档案盒（案卷） 移交时 ， 档案管理部门要对档案盒（案卷）进行严格检查 。检查包括两主面的内容：检查档案盒（案卷）质量 。检查档案盒（案卷）内文件的数量 。
办理移交手续：归档文件的档案盒（案卷）检查完毕，对符合要求的档案盒（案卷）就可以办理具体移交手续 。具体移交时，交接双方各拿一份移交目录，按照目录的内容清点归档文件的件号、盒号或页号、卷号；核对无误后，双方均应在三份移交目录和移交备考表上签字；将三分清单分别交由交接双方：一份文书部门或业务部门留存备查；两份存档案部门 。
文秘档案整理的程序主要包括以下四个环节：
1、区分归档与不归档的档案盒（案卷） 按照归档范围和不归档范围的规定，把不归档的、留存在本单位供工作参考的档案盒（案卷）与应归档的档案盒（案卷）区别开来，把应归档文件的档案盒（案卷）移交档案部门 。
2、编制移交目录：就是把归档文件目录或案卷目录复印成一式三份，移交部门一分，接收部门一份，以便双方核对、检查 。另一份留存在档案盒或案卷内 。在移交目录后还应附有《移交备考表》，内容包括：档案盒（案卷）总数、移交人、接收人、交接时间等项目 。
3、查验收归档档案盒（案卷） 移交时，档案管理部门要对档案盒（案卷）进行严格检查 。检查包括两主面的内容：
（ 1）检查档案盒（案卷）质量 。
（2）检查档案盒（案卷）内文件的数量 。
4、办理移交手续：归档文件的档案盒（案卷）检查完毕 ， 对符合要求的档案盒（案卷）就可以办理具体移交手续 。具体移交时，交接双方各拿一份移交目录，按照目录的内容清点归档文件的件号、盒号或页号、卷号；核对无误后，双方均应在三份移交目录和移交备考表上签字；将三分清单分别交由交接双方：一份文书部门或业务部门留存备查；两份存档案部门 。
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