对于文书档案，要依照国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》对单位文书档案材料进行收集，要以“我”为主，即本机关单位形成的文件材料是收集归档重点 。我们不仅要重视红头文件 ， 还应重视其他非红头形式文件收集，如会议记录、会议纪要、工作总结报告、党团员（干部）名册、介绍信、人员调配、工资表、各种统计报表、合同协议等等 。总之 ， 凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围 。
二、分年度
分年度就是区分文件材料的所属年度，把不同年度的文件分开 。不同年度的文件一般不得放在一起归档 。一般根据文件成文最后的落款日期进行划分 。有几种特殊情况：跨年度召开的会议文件材料归入会议结束年；跨年度形成的案件文件材料归入案件办结的年度；跨年度的复文一般应与来文或去文一起归入复文的年度；跨年度的计划规划归入开始年 ， 跨年度的总结归入最后一年 。
三、分级别
分级别就是在保持文件之间有机联系的基础上，将上级机关、本机关、同级机关与不相隶属机关和下级机关的文件材料分开整理 。但对联系密切的文件，如请示与批复等 ， 不能为了分级别而将其分割开 。实际操作中我们可将文件大致分为国家、省、市、县等级别 。
四、分类别
分类别就是根据本机关制定的文书档案分类方案，将每份文件进行分类 。可分为组织机构分类法和问题分类法 。组织机构分类法，就是将归档文件材料按其形成或承办部门进行分类 。问题分类法 ， 就是按照文件材料所记述和反映的问题进行分类 。我县大部分机关单位采用“问题分类法”，都制定了《本机关文书档案分类方案》，依据该方案对文件进行划分类别 ， 在划分类别时一般同时要求提炼出归档文件的主题词，将文件所在类别和主题词用铅笔在文件左上角标出 。
五、分保管期限
机关文书档案的保管期限分为永久、定期两种 。定期一般分为30年、10年 。划分保管期限时要按照本机关文书档案保管期限规定进行 。在这里，我们将国家档案局8号令第七、八条关于文书档案永久、定期的内容摘录如下，供参照划分期限 。
永久保管的文书档案主要包括：
（一）本机关制定的法规政策性文件材料；
（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；
（三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；
（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示 ， 重要的报告、总结、综合统计报表等；
（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；
（六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；
（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；
（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料 。
定期保管的文书档案主要包括：
（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；
（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；
（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；
（四）本机关一般性事务管理文件材料；
（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；
（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；
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