1、档案管理员应该注意什么?怎么样才能做好档案管理员?文书档案管理办法 文书档案管理办法
一、管理职责
(一)认真贯彻执行国家档案工作的法律、法规和方针政策 , 建立健全各项规章制度 。
(二)对机关各处室形成的各种门类的档案材料的收集、整理、立卷和归档工作,进行监督和指导 。
(三)集中统一管理机关各种门类和载体的档案 。
(四)开展档案史料的编研工作,积极提供利用,为机关工作服务 。
(五)在集中主要力量抓好机关档案工作的基础上,对直属单位和本系统档案工作进行必要的指导、监督和检查 。
(六)按规定向省档案馆移交应进馆的档案 。
(七)根据国家有关档案保管期限的规定,制定本机关档案存、毁制度 。
(八)办理领导交办的其它有关的档案业务工作 。
(九)负责厅机关大事记的搜索、整理和编印 。
二、立卷归档
(一)归档范围 凡是反映本机关工作活动具有查考利用价值的文件材料、图片、照片、录音、录像带等,均应立卷归档 。
(二)归档要求
1.各处室要按照立卷归档范围 , 将具有保存利用价值的文件材料收集齐全、完整,根据文件材料的形成规律和有机联系,科学整理立卷 。
2.厅机关的立卷归档工作在档案室的监督指导下进行 。各处室必须把应归档的文件材料按立卷要求整理预归成卷,经档案室检查合格后方可归档 。
3.声像档案应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者,照片档案应将照片和底片分别整理归档 。
4.会议审计档案应由财务会计部门按照归档要求,负责整理立卷 。
5.档案室接收案卷时,各处室必须将归档的案卷编制好移交目录,一式两份,档案人员按照目录清点无误;验收案卷质量符合要求后,交接双方在移交目录上签字,一份存档案室,一份本处室留存,以备查找 。
(三)归档时间
1.文书档案在次年五月底以前接收完毕 。
2.会计审计档案在年终之后,为方便工作可暂由本单位财务会计部门保管一年 , 于第二年六月底以前移交档案室保管 。
3.基建档案在基本建设工程竣工验收后,由基建部门整理成卷交档案室保管 。
三、档案利用
(一)本厅工作人员因工作需要,经本处室主要负责人签批,可查阅本处室形成的档案资料 。因工作需要查阅其它处室形成资料时,在征得其它处室领导同意后经厅办公室主管副主任批准后方可查阅 。
(二)查阅摘抄档案 , 需填写档案利用登记表 。未经档案室同意,不能复印、复制、公布档案材料,一般不能将档案带出档案室,特殊情况需要借出者需要办理借阅手续,并及时归还 。
(三)不准在文件材料上涂改、剪裁、加圈、画线、折叠,不得随意折卷或撕去其中文件 。
(四)需要利用党组、厅务会议记录 , 必须经党组书记或副书记、厅长或副厅长批准后方可查阅 。
(五)本厅财务人员因工作需要,查阅本人经办的会计档案,需征得主管财务的副主任同意;财务人员或其它同志因工作需要查阅他人经办的会计档案时,需征得本处科领导同意并经财务处处长批准后方可查阅 。
四、档案保管
(一)档案库房门窗要坚固,并安装防护设施,下班前关好锁牢 。
(二)档案工作库房要随时加锁 , 钥匙妥善保管,非工作人员未经批准不得进入 。
(三)档案库房要有防火设备 , 对灭火器要定期检查,及时修理 , 保持完好状态 。(四)档案库房要有温度计、干湿计 , 根据季节和气候的变化 , 注意通风,力争将湿温度分别控制在14-24度,相对温度45-60%的范围内 。
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