公函由首部、正文和尾部三部分组成 。其各部分的格式、内容和写法要求如下：
（一）首部 。主要包括标题、主送机关两个项目内容 。
1、标题 。公函的标题一般有两种形式 。一种是由发文机关名称、事由和文种构成 。另一种是由事由和文种构成 。
2、主送机关 。即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号 。
（二）正文 。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成 。
1、开头 。主要说明发函的缘由 。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文 。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号 ， 然后再交代根据，以说明发文的缘由 。
2、主体 。这是函的核心内容部分 ， 主要说明致函事项 。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事 。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等 ， 都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚 。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性 。
（三）结尾 。一般用礼貌性语言向对方提出希望 。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等 。
（四）结语 。通常应根据函询、函告、函商或函复的事项 ， 选择运用不同的结束语 。如“特此函询（商）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等 。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼” 。
（五）结尾落款 。一般包括署名和成文时间两项内容 。
署名机关单位名称 ， 写明成文时间年、月、日；并加盖公章 。
撰写函件注意事项
函的写作，首先要注意行文简洁明确，用语把握分寸 。无论是平行机关或者是不相隶属的行文 ， 都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难，也不必逢迎恭维、曲意客套 。至于复函 ， 则要注意行文的针对性 ， 答复的明确性 。
其次，函也有时效性的问题，特别是复函更应该迅速、及时 。像对待其他公文一样，及时处理函件 ， 以保证公务等活动的正常进行 。
函的范文一 商洽事宜函
中国科学院××研究所关于建立全面协作关系的函
××大学：
近年来，我所与你校双方在一些科学研究项目上互相支持，取得了一定的成绩，建立了良好的协作基础 。为了巩固成果，建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作关系 ， 特提出如下意见：
一、 定期举行所、校之间学术讨论与学术交流 。（略）
二、根据所、校各自的科研发展方向和特点，对双方共同感兴趣的课题进行协作 。（略）
三、根据所、校各自人员配备情况，校方在可能的条件下对所方研究生、科研人员的培训予以帮助 。（略）
四、双方科研教学所需要高、精、尖仪器设备 ， 在可能的条件下 ， 予对方提供利用 。（略）
五、加强图书资料和情报的交流 。
以上各项，如蒙同意，建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋商，达成协议，以利工作 。特此函达，务希研究见复 。
中国科学院××研究所（盖章）
一九九五年×月×日
函的范文二 通知事宜函
国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函
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